Lean Office bringt Erfolg ins Büro
Optimieren Sie Ihre Büroprozesse mit Lean Office!
Arbeiten Sie leichter, effizienter und Ihr Arbeitsergebnis ist deutlich besser!
Der Einstieg- CLEAN Desk in Papier und digital !
Optimal strukturierte Arbeitsplätze im Büro!
Sie finden alles schnell und können zielgerichtet arbeiten!
Am Feierabend sind alle Aufgaben erledigt, der Desktop ist frei!
Weiter Bausteine für das perfekte Büro:
LEAN und Outlook
Beherrschen der E-Mail-Flut
Jeden Tag alle Aufgaben im Blick
Zuverlässige tägliche Zeitplanung
LEAN und OneNote
Die persönlichen Tagesnotizen im Griff
Eine durchgängige digitale Basis für Notizen - keine gelben Klebezettel mehr
Schnelle Verfügbarkeit von Informationen und Protokollen
Aufbau eines Büro-Wiki
LEAN und TEAMS
Digitale Teamarbeit unabhängig vom Arbeitsplatz
Onlinemeeting, Gemeinsame Dateiablagen
Gemeinsame Arbeitsplattform z.B. Whiteboard
Aufgabenverwaltung im Team
LEAN und SharePoint
Digitale Ablage von Dateien
Klar strukturierte Laufwerke
Zugriffsberechtigungen leicht zuzuordnen
Werden Sie zum Büro-Experten
Mit diesen Tools werden Sie zum Profi in moderner Büroorganisation.
Optimieren Sie das Ablagesystem, den Informationsfluss und die Kommunikation.
Redutzieren Sie langwierige Suchvorgänge.
Vermeiden Sie unnötige Wege und Meetings. Standardisieren Sie Prozesse.
Für den Lerneffekt ist es sehr hilfreich, wenn mehrere Personen von der gleichen Firma teilnehmen. Dadurch ergibt sich in der Regel eine positive und schnelle Umsetzungsdynamik.
Lean Office Braxisbeispiele
Praxisbeispiel für OneNote: Aufbau eines Wiki für 6 Meister
Branche: Schreinerei (Treppenbau)
Vorher:
Die 6 Meister haben Ihr gesamtes Fachwissen jeweils unterschiedlich organisiert: im Kopf, auf Post-ist, Notizzettel, Ausdrucken an Wände gehängt, Papier in Briefkörbchen und Hüllen, Aktenordner, Dateien und Dateiordner im PC an über 10 verschiedenen Orten.
Probleme:
- jeder hat sein „hoheitliches Wissen“ individuell organisiert… Vertretung war kaum möglich
- das Wissen war nicht einheitlich und nicht immer auf dem gleichen und aktuellsten Stand
- das Wissen war nicht 100 % digital + nicht online + nicht ortunabhängig vorhanden
- Fehler wegen nicht aktuellen Stand des Wissens kostete mehrere 10.000,00 € pro Jahr
Lösung:
- Aufbau EINES zentralen Treppenbau-Wiki´s in OneNote für alle 6 Meister
- Zentrales Wissen Online + einheitlich + stets aktuell
- Leichte Einarbeitung von neuen Meister
Praxisbeispiel Outlook: Aufbau einer zentrale E-Mail-Ablage für alle Projekte
Branche: Garten- und Landschaftsbau
Vorher:
Alle 5 Bauleiter verwalten Ihre E-Mails zu Bauprojekten jeweils unterschiedlich im eigenen Outlook
Probleme:
- jeder organisiert sich unterschiedlich… eine Vertretung ist nur schwer möglich
- nicht jeder hatte Zugriff auf andere Postfächer
- jedes Projekt war unterschiedlich organisiert
- das Backoffice konnte die Abrechnung nur schwerlich durchführen
Lösung:
Einrichtung eines neuen zentralen Funktionspostfach in Outlook für alle Bauleiter und BackOffice
- jeder legt die empfangenen und gesendeten E-Mails zu Bauprojekten zentral ab (dabei unterstützt eine automatisierte Ablage der E-Mails mit Hilfe eines IT-Tools)
- alle Projekte sind gleich strukturiert
- optimale Vertretung möglich
- das Backoffice hat jederzeit Zugriff auf alle abrechnungsrelevante Daten aus E-Mails
