Lean Office bringt Erfolg ins Büro

Reduzierung von Verschwendung im Büroalltag

Problemstellung: Ein Unternehmen stellt fest, dass seine bürointernen Prozesse ineffizient sind und zu unnötiger Verschwendung von Zeit, Ressourcen und Talenten führen. Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit nicht-wertschöpfenden Aktivitäten wie der Suche nach Dokumenten, dem Warten auf Genehmigungen und dem Bearbeiten von überflüssigen E-Mails. Diese Verschwendung beeinträchtigt die Produktivität und führt zu Frustration bei den Mitarbeitern.

Lösungsansatz: Das Unternehmen entscheidet sich für die Implementierung von Lean-Office-Prinzipien, um Verschwendung zu identifizieren und zu eliminieren. Ein multidisziplinäres Team wird gebildet, bestehend aus Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen, um verschiedene Perspektiven einzubringen und eine breite Basis für Verbesserungen zu schaffen.

Ergebnisse:

• Reduzierte Durchlaufzeiten: Arbeitsabläufe werden rationalisiert und verkettet, was zu schnelleren Prozessen führt.
• Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Beseitigung von Verschwendung werden Mitarbeiter entlastet und Stress reduziert.
• Kostenersparnis: Durch die Optimierung von Prozessen und die Reduzierung von Überproduktion werden Kosten gesenkt.
• Höhere Qualität: Durch die Fokussierung auf relevante Aktivitäten und die Beseitigung von Verschwendung steigt die Qualität der Arbeit und die Kunden sind zufrieden. 

Digitalisierung von Notizzetteln durch OneNote

Problemstellung: In einem Büroumfeld verwenden Mitarbeiter häufig Notizzettel, um Informationen festzuhalten, Aufgaben zu vermerken und Notizen während Besprechungen zu machen. Dies führt zu einer Vielzahl von Papierstapeln, unorganisierten Informationen und einem ineffizienten Informationsumsetzungsprozess.

Lösungsansatz: Der Mitarbeiter / Das Unternehmen entscheidet sich dafür, eine digitale Notitzsoftware z.B. OneNote als zentrales Tool für die Informationsverwaltung und Zusammenarbeit zu verwenden. OneNote ermöglicht es den Mitarbeitern, digitale Notizen zu erstellen, zu organisieren, zu teilen und zu synchronisieren, was zu einer effizienteren Arbeitsweise führt.

Ergebnisse:

• Zeitersparnis: Durch die zentrale Speicherung und Synchronisierung von Notizen sparen Mitarbeiter Zeit beim Suchen und Verwalten von Informationen. 
• Bessere Organisation und Zugänglichkeit: Informationen sind nun strukturiert und leicht zugänglich, was die Effizienz bei der Suche und Weitergabe von Informationen erhöht. Zusätzlich lässt sich OneNote sehr gut mit Outlook kombinieren, und somit die Termin- und Aufgabenverwaltung vereinfachen. 
• Verbesserte Zusammenarbeit: Mitarbeiter können Notizen und Informationen schnell teilen und gemeinsam bearbeiten, was die Zusammenarbeit in Teams fördert.
• Reduzierung von Papierverbrauch und Umweltbelastung: Durch den Wechsel von Notizzetteln zu digitalen Notizen wird der Papierverbrauch erheblich reduziert.